Registrierkassenpflicht – Gibt es das?

Die Antwort lautet Nein. Es gibt kein Gesetz, dass Ihnen vorschreibt, welche Kassen Sie in Ihrem Unternehmen nutzen müssen. Allerdings gibt es eine Reihe von Regelungen, die ohne passendes Kassensystem nur sehr schwer einzuhalten sind. Wie Sie diese Grundsätze trotzdem erfüllen und ob Sie betroffen sind, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Die neuesten Infos zur Fiskalisierung ab 2020 finden Sie in diesem FAQ-Beitrag: Fiskalisierung 2020 FAQs

 

Wer ist betroffen?

Die Finanzbehörden interessieren sich besonders für Unternehmen, die mit Bargeld arbeiten. Angeführt wird die Liste von der Gastronomie, den Bäckern und den Dienstleistern (wie zum Beispiel Friseure und Kosmetiker). Aber auch Einzelhandel und Fachhandel sind bargeldintensive Branchen und für die Behörden besonders interessant. Nehmen Sie Bargeld an? Dann gehören Sie garantiert zur Zielgruppe der Prüfer. Schauen Sie, ob Ihre Registrierkasse den GoBD entspricht und einer Kassennachschau standhalten würden.

Der Kassen-Schnelltest

Es klingt vielleicht trivial. Aber stellen Sie sich vor Ihr vermeintlicher Kunde entpuppt sich als Kassenprüfer des örtlichen Finanzamtes. Denn seit Neuestem dürften die Prüfer Stichprobentests machen und müssen sich dafür nicht einmal zu erkennen geben. Plötzlich wird aus der Theorie Praxis. Er fragt Sie nach den GoBD Daten des letzten Quartals. Am besten stellen Sie sich vor, er streckt die Hand aus und verlangt eben diese Daten.

 

Frage: Wie übergeben Sie dem Kassenprüfer Ihre GoBD-Daten?

Lösung: Wenn Sie jetzt sofort keine Antwort haben, dann brauchen Sie ein neues Kassensystem. Jetzt.

 

Was sind die Anforderungen an Registrierkassendaten?

Grundsätzlich muss Ihre elektronische Registrierkasse die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) erfüllen. Seit dem 01.01.2017 sind diese GoBD für alle Registrierkassen, PC-Kassen und auch Waagen mit Registrierkassenfunktion einzuhalten. Dabei gelten diese Regelungen für alle steuerlich-relevanten Unterlagen, die mit diesen Systemen erstellt wurden.

Überprüfen Sie, ob die entsprechenden Daten Ihrer Registrierkasse wie folgt gespeichert werden:

• Jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar, maschinell auswertbar
• einzeln aufgezeichnet (Einzelaufzeichnungspflicht) ohne Verdichtung
• unveränderbar und vollständig
• Originaldaten keine Kopien
• elektronisch aufgezeichnet (Ausdrucke sind nicht mehr zulässig!)

10 Jahre Aufbewahrungsfrist. Während des gesamten Zeitraumes sind Ihre Daten sicher zu archivieren. Natürlich müssen die oben genannten Anforderungen über die gesamte Aufbewahrungsfrist hinweg eingehalten werden.

Wichtige Dokumente, die viele vergessen.

Neben den Kassendaten sollten Sie folgende Dokumente vorliegen haben und eine eventuelle Kassenprüfung unbeschadet zu überstehen.

• Bedienungsanleitung und andere Organisationsunterlagen, die zum Verständnis des Kassensystems notwendig sind.
• Protokolle zur Kassenprogrammierung
• Dokumentationen zur Einrichtung von Verkäufern und Trainingsfunktion
• technische Systemdokumentation
• Anwenderdokumentation

Tipp: Es muss einem externen Prüfer möglich sein, sich in angemessener Zeit im Aufzeichnungssystem zurechtzufinden. Beschaffen Sie alle dafür notwendigen Unterlagen. Sollte eine solche Verfahrensdokumentation unzureichend sein, gibt das oft Anlass zur Schätzung der Besteuerungsgrundlage.

Registrierkassen ohne Einzelaufzeichnung

Seit dem 01.01.2017 ist die Einzelaufzeichnungspflicht für alle Kassen bindend. Falls Ihre Kasse nicht aufgerüstet wurde, sollte Sie dringend ersetzt werden. Verstöße werden mit bis zu 25 000 € Bußgeld geahndet. Darüber hinaus müssen Sie mit einer Schätzung rechnen.

 

Vorschriften für Offenen Ladenkassen

Sie dürfen Ihre Zigarrenkiste auch weiterhin als Kasse nutzen. Beachten Sie aber unbedingt die auch hier geltenden Grundsätze. Erstellen Sie unbedingt einen ordentlichen Kassenbericht zur Ermittlung der Tageslosung (Bareinnahmen des Tages) und achten Sie auf ordnungsgemäße Zählprotokolle.

Tipp: Schulen Sie besonders Ihre Mitarbeiter auf Sorgfalt und nutzen Sie das Vier-Augen-Prinzip. Oftmals wird diese Aufgabe als lästig empfunden (ist Sie ja auch). Die Folge sind Fehler, die oft kostspielige Konsequenzen nach sich ziehen.