Wenn die eigenen Mitarbeiter klauen.
Mitarbeiterdiebstahl erkennen und verhindern
Jeder Unternehmer ist der Auffassung, dass seine Mitarbeiter nicht stehlen. Aber dann passiert es einfach. Irgendetwas fehlt, wurde entwendet und das Vertrauen hat einen erheblichen Knick bekommen. Statistisch kommen Betrug und Veruntreuung bei 50 – 70% aller deutschen Unternehmen vor. Das hieße jedes zweite Unternehmen ist von Mitarbeiterdiebstahl betroffen. Die Wirtschaftsprüfer von KPMG schätzen, dass bei deutschen Firmen, mit über 50 Mitarbeitern innerhalb von zwei Jahren ein Verlust von ungefähr 7 Milliarden entstand. Wie Ihnen ausgerechnet Ihr Kassensystem hilft, den Schaden einzudämmen oder Diebstähle aufzuklären, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Schritt 1: Diese Informationen müssen Sie sammeln.
Versuchen Sie anhand der folgenden Checkliste möglichst viele Informationen zu sammeln. Auf diese Weise kommen Sie dem Dieb am schnellsten auf die Schliche. Um später rechtlich möglichst abgesichert zu sein, ist die Checkliste sehr wichtig.
- Wann?
Datum und Uhrzeit an dem die Waren/das Geld entwendet wurden - Wie ist der Kassenbestand?
Kassenanfangs und Endbestand zum Zeitpunkt des vermeintlichen Diebstahls - Wer kommt in Frage?
Welche Mitarbeiter waren zum Zeitpunkt tatsächlich aktiv. Daten der Zeiterfassung inkl. Pausenzeiten. - Gibt es Aufzeichnungen?
Welche Materialien, Produkte, oder auch Hilfsmittel wurden ausgebucht/entnommen. - Welche Abrechnungsprotokolle liegen vor?
Dokumente oder Aufzeichnungen wie zum Beispiel Spesenabrechnungen.
Lassen Sie Ihre Mitarbeiter wissen, dass Sie diese Informationen sammeln. In vielen Fällen wirkt dieses Vorgehen auf subtile Weise abschreckend. Vergessen Sie außerdem nicht, was Ihr Ziel ist. Oft ist es die Enttäuschung und der Betrug, die den Fokus auf die Aufklärung eines bestimmten Diebstahls lenken. Tatsächlich wollen Sie aber etwas anderes.
Zukünftige Diebstähle zu unterbinden ist Ihr oberstes Ziel!
Hinweis: Welche Infos sammelt Ihr Kassensystem?
Sie müssen kein Detektiv oder EX-CIA Agent sein um die essentiellen Informationen zu finden. Nehmen Sie Ihre Kassensystem genau unter die Lupe und schauen Sie welche Daten dort ohnehin schon erfasst werden. Hier kommen ein paar nützliche Beispielfunktionen die viele Kassen schon im Standard erfüllen.
- Zeiterfassung
- Bestandsverwaltung
- Warenbestand ab Eingang und Verkauf vergleichen
- Tracking der Kassenladenöffnungen
- Tagesabschluss vs Soll-Bestand (Istgeldeingabe)
- Freie-Artikel/Sumpfartikel Quote
- Mitarbeiter Umsatzberichte
Gerade der letzte Punkt, der Umsatz je Mitarbeiter bietet wertvolle Informationen. Einige Kassensysteme besitzen kein Backoffice, wo eine gesonderte Statistik mit diesen Infos zur Verfügung steht. In KORONA sieht das so aus.
Ersatzweise nehmen Sie den Umsatzbericht eines bestimmten Tages oder einer spezifischen Kasse her. Im nächsten Schritt bringen Sie in Erfahrung welcher Mitarbeiter zu diesem Umsatz gehört und vergleichen. Oft wird sich zeigen, dass ein bestimmter Mitarbeiter einen geringeren Umsatz erzeugt als alle anderen. Zeichnet sich im Langzeitvergleich an dieser Stelle ein Muster ab, dann sollten Sie hier genauer hinsehen.
Schritt 2: Abweichungen finden
Schauen Sie sich die gesammelten Infos sehr genau an und suchen Sie verdächtige Abweichungen. Klingt erstmal trivial, ist aber der Schlüssel zur Aufklärung und damit zum Verhindern von Diebstählen. Sind die Aufzeichnungen detailliert genug werden Sie schnell Abweichungen finden. Im nächsten Step vergleichen Sie nach diesem Schema.
Abweichung + Zeitpunkt(Mitarbeiter) = Diebstahlhinweis
Wichtig: Ziehen Sie keine vorschnellen Schlüsse. Für entdeckte Abweichung kann es eine Reihe von Gründen geben. Lassen Sie Ihre Erkenntnisse sacken. Ergreifen Sie erst konkrete Maßnahmen, wenn sich Ihr Verdacht erhärtet. Am besten identifizieren Sie mehr als einen Hinweis.
3 Zeichen, dass Bargeld entwendet wurde.
Oft ist es schwierig zu erkennen ob sich ein verdächtiger Bargeldbestand auf Mitarbeiterdiebstahl zurückführen lässt. Achten Sie bei Bargelddifferenzen in Ihrem Kassenbestand auf den exakten fehlenden Betrag. Gerade wenn Beträge wie 20, 50, oder 100 Euro fehlen sollten Sie hellhörig werden. Vor allem dann, wenn Ihre Artikel oder Dienstleistungen mit ungeraden Preisen inklusive Nachkommastelle verkauft werden.
Weitere wichtige Anhaltspunkte für Bargelddiebstahl:
- Zu bestimmten Zeiten oder bei bestimmten Mitarbeitern wird überdurchschnittlich viel Bar bezahlt. Der Anteil von EC- oder Kreditkartenzahlung ist unterdurchschnittlich.
- Überdurchschnittlich hohe Differenzen bei der Istgeldeingabe
- Auffällige häufige Verwendung von Artikeln mit freiem Preis (d.h. der Kassierer gibt den Preis selbst ein)
- Ihre Kunden geben Ihnen Hinweise.
Fazit
Mitarbeiterdiebstahl kommt viel häufiger vor als Sie denken. Wenn Sie es bisher nicht selbst erlebt haben, besteht die hohe Wahrscheinlichkeit, dass Sie es nur nicht bemerkt haben. Um der Sache auf den Grund zu gehen ist zuverlässiges Datenmaterial, am besten direkt aus dem Kassensystem unerlässlich. Wenn der Diebstahl einmal bemerkt wurde, konzentrieren Sie sich nicht zu sehr auf Ihre Kränkung und den konkreten Einzelfall. Ihr Fokus sollte darauf liegen, zukünftigen Mitarbeiterdiebstahl zu verhindern. Erst danach sollten Sie sich mit dem einzelnen Vorfall oder Mitarbeiter auseinandersetzen.
Wenn Ihr aktuelles Kassensystem nicht die richtigen Daten und Infos zur Verfügung stellt, dann schauen Sie sich am besten KORONA an. Dort gibt es einen extra Bericht im Backoffice der Ihnen Unregelmäßigkeiten aufzeigt.
